A distância física, o estado de conservação e a própria organização dos documentos são os principais obstáculos para a consulta de arquivos. Para superá-los, a digitalização revela-se essencial, observa Celso Castro (foto), diretor do Centro de Pesquisa e Documentação de História Contemporânea do Brasil (CPDOC-FGV). Em palestra na PUC-Rio, ele ressalvou, no entanto, que "a fase digital é uma tarefa complexa e demorada":

– A quantidade de arquivos digitalizados no país é muito pequena. Embora seja um trabalho que pareça técnico, é necessária uma equipe que selecione os documentos e os locais em que devem ser guardados – esclareceu Castro à plateia formada, principalmente, por estudantes.

Quanto aos registros originais, o diretor do CPDOC-FGV acredita que a dificuldade em consultá-los deve-se, sobretudo, ao modo de arquivação. Normalmente, o material fica protegido por uma espécie de guardião que “detém o poder” e decide o acesso.

– Além da dificuldade em encontrar os arquivos, é preciso ainda ir até ele, sem certeza de que será possível vê-lo – explica o professor.

Castro lembra que o advento de máquinas fotográficas e filmadoras facilitou a produção de incontáveis registros. Esses documentos digitais ganham “vida própria” e continuam estocados no mundo virtual. O admirável mundo digital não dispensa, entretanto, a seleção cuidadosa:      

– O problema é saber o que deve ser guardado. As pessoas não analisam os registros para ver o que deve ser guardado, onde deve ser guardado e se alguns documentos têm prazos de validade – alerta o especialista.